Votre gestionnaire de stock sur Excel: les fondamentaux

L’objectif de cet article est avant tout de parcourir les principes fondamentaux qui vous permettront d’avoir votre gestionnaire de stock à jour, que ce soit sous forme de rapport ou tableau de bord. L’article n’ira pas au fond des formules Excel trigonométriques (somme.si.ens et nb.si.ens). On va simplifier l’explication pour un début.

Alors, vous avez une feuille Excel où vous allez enregistrer tous les mouvements, qu’il s’agisse des achats initiaux (le stock initial), les quantités vendues et les quantités rachetées (réapprovisionnement). Si vous réalisez bien ces enregistrements de données, il faudra juste faire la différence entre les différentes valeurs pour avoir votre stock à date de manière perpétuelle 🤷🏾‍♂️

L’enregistrement des données

Quand vous avez un projet de création de rapport Excel, la première chose à faire est d’imaginer le rendu final du rapport; les croisements que vous voulez faire, les graphiques, le niveau de détail jusqu’au quel vous voulez creuser. Par exemple, dans les filtres chronologiques, on peut choisir de créer un rapport annuel, trimestriel, mensuel, hebdomadaire, journalier, etc.

Quand vous aurez défini votre esquisse de rapport et défini le niveau de granularité, le principe de base à comprendre est que chaque ligne d’enregistrement doit représenter une interaction (stock initial, ventes, réapprovisionnement) d’un article. Pas d’une vente ! Et c’est super important de bien le comprendre. Si vous vendez plusieurs produits durant une vente, il faudra autant de lignes d’enregistrements que de produits vendus, dans votre table. Le niveau de granularité voulu dans mon rapport final doit correspondre à celui de ma table. Quelqu’un qui enregistre seulement les chiffres d’affaires mensuels n’aura certainement pas de rapport journalier, par exemple.

Les colonnes obligatoires de votre table

• ID unique: pour différencier chaque article. Ça peut être un numéro de série ou juste la désignation de l’article.
• Flux (stock initial, ventes, réapprovisionnement)
• Quantité

Juste avec ces colonnes, vous serez capable de construire un gestionnaire de stock sur Excel qui fera un suivi par article.

Colonnes pertinentes à avoir

• La dimension date: La plupart préfère juste avoir un le niveau de leur stock à l’instant t mais il arrive que des utilisateurs veuillent avoir un historique de leur stock, l’état à la fin de chaque semaine, mois ou année. Dans ce cas là, il faudra renseigner les dates des différentes opérations d’achat de stock initial, de ventes et de réapprovisionnement.
• Catégories et sous catégories: pour un rapport beaucoup plus digeste, il serait mieux de catégoriser les articles, de sorte à pouvoir appliquer rapidement des filtres et changer vos vues de rapport
• Couleur: quand vous dépassez un certain nombre d’articles avec un certain nombre de déclinaisons, une colonne couleur vous permettra rapidement de pouvoir répondre aux demandes des clients, avec un niveau de précision quant aux couleurs qu’ils souhaiteraient commander.
• Prix unitaire pour avoir un suivi du prix des articles dans votre table et pouvoir le multiplier rapidement par les quantités et obtenir les montants totaux.
• Chiffres d’affaires pour avoir une idée de votre marge. Oui, je dis une idée parce que le prix d’achat n’est pas le prix de vente. Encore une fois, le niveau de détail voulu dans le rapport doit être présent dans vos tables d’enregistrement.

Gestionnaire de stock 2.0 et calcul de la marge

Pour calculer une marge correcte, vous devrez renseigner les prix d’achat quand il s’agit d’achats chez des fournisseurs, et les prix de ventes quand il s’agit de ventes à des clients. Je vous laisse imaginer comment automatiser tout ça 😉 , d’ici à ce que je post la suite de cet article où on verra comment créer un tableau de bord de suivi du stock sur Excel: les formules adéquates, les tableaux et mises en forme recommandées, les éléments graphiques et visuels efficaces à utiliser.

A bientôt

M.F