La place d’Excel dans le monde de la Business Intelligence

Vous êtes analyste financier, contrôleur de gestion, business developer, analyste marketing, chef de projet, commercial ou juste curieux des nouvelles technologies en général et tout ce qui est B.I et Big Data ? Vous travaillez sur plusieurs fichiers Excel et vous voulez mettre de l’ordre dans tout ça et avoir de jolis tableaux de bord ? Ou alors vous voulez vous lancer dans la data ? Vous êtes tombés sur la bonne page 😎 Une de mes résolutions pour 2021 est vraiment de “give back”.. Partager mes connaissances, faire partie de la solution, en quelque sorte. L’idée ici est, à travers des tutoriels vidéo, des démonstrations, des podcasts et aussi des articles (voici le premier), de mettre en place une plate-forme d’échange et de collaboration sur les outils Microsoft en général. En effet, je suis très orienté Excel et Power B.I, mais nous ne parlerons pas que de ça. Il y a aussi d’autres outils d’informatique décisionnelle assez intéressants tels que Google Data Studio, Tableau software entre autres.

Aujourd’hui, Excel reste la solution tableur la plus utilisée dans le monde. La réalité est que, même quand l’entreprise a déjà déployé des applications qui gèrent les données, il y a souvent un besoin de faire des extractions logiciel sous format Excel ou CSV et ensuite les analyser sur Excel. Et encore, ça c’est le meilleur scénario. D’autres entreprises n’ont pas de logiciel métier et font littéralement de la saisie de données. Ce dernier système augmente considérablement le risque d’erreurs et le lead time (le temps que ça vous prend pour process les données, le gap entre quand on reçoit les données et quand on produit un rapport).

Il m’est arrivé de passer un mois à corriger une base de données de 20.000 lignes parce que la personne avant moi n’avait juste pas mis de liste déroulante pour sélectionner le quartier. 🤷🏾‍♂‍ Du coup, j’ai dû mettre des filtres textuels pour rechercher dans le champ adresse des mots-clés (tags) et renseigner tous les quartiers du Sénégal 1 par 1 juste pour avoir un rapport de ventes par quartier correct. Bref... Faut qu’on se le dise, la plupart des fichiers Excel contient des erreurs. Excel est sensé être un outil qui vous facilite le traitement de tâches quotidiennes. C’est un outil très flexible qui fait des miracles quand on comprend comment il fonctionne.

Plusieurs techniques permettent d’avoir des données correctes en temps réel sur Excel. Le principe fondamental à comprendre est que dans une table de faits, chaque fait est enregistré sur une ligne. Et aussi, il y a une seule ligne de titre dans une base de données tabulaire, pas de fusions de cellules svp !! Si on veut un rapport accurate, il faut bien enregistrer les données. La base !!

Cas de figure 1 : l’entreprise utilise un logiciel

Ici, le challenge c’est de mettre en place un système d’information décisionnel sur Excel. Je veux dire par là que vous devez créer un rapport qui se mettra automatiquement à jour à chaque fois que vous collerez votre extraction logiciel la plus récente.

Cas de figure 2 : Saisie des données

Si vous êtes en charge d’un fichier de saisie de données, il faut faire le maximum pour réduire les risques d’erreur durant la saisie, surtout s’il y a d’autres utilisateurs qui ont accès au fichier. Utiliser un maximum de formules et de validation de données (listes déroulantes) pour littéralement réduire les choix de l’opérateur de saisie. Par exemple, il n’est pas sensé renseigner un produit qui ne fait pas partie de la base de données, et il doit aussi bien l’écrire, en termes d’orthographe, pour que le rapport puisse automatiquement le prendre en compte. Donc, le fait de mettre une liste en amont sur le fichier vous fera gagner énormément de temps. Le temps que vous passiez à nettoyer vos données va maintenant vous servir à analyser vos rapports et tableaux de bord.

L’autre point principal de cet article, c’est de vous introduire aux compléments d’Excel qui, une fois installés, vous permettront de gérer tout votre processus ETL (pour ceux qui ne savent pas ce que c’est, on en parlera très bientôt) à partir d’Excel

• Power Query pour créer des requêtes (importer des données) et les transformer. Vous n’avez pas idée de tout ce qu’on peut faire avec cet outil. Ça change la vie, vraiment

• Power Pivot qui vous permettra de gérer votre modèle de données, c’est-à-dire l’ensemble des jeux de données que vous souhaitez analyser. Nous reviendrons en détail sur ce qu’est un modèle de données et les relations entre les tables.

• Power Map pour créer des cartes géographiques directement sur Excel.



En résumé, voici les principaux points à retenir

1. La plupart des gens découvre Excel après leurs études, une fois en entreprise ou dans le cadre de tout autre travail

2. Excel reste la solution tableur la plus utilisée en entreprise dans le monde.

3. Les collaborateurs ont souvent recours à Excel pour traiter des extractions, même quand un logiciel métier est disponible dans l’entreprise.

4. Avec les compléments Power Query et Power Pivot, on peut dérouler tout son processus B.I sur Excel

Bon, on va s’arrêter là pour ce premier article, pour ne pas embrouiller les débutants. A très bientôt pour un podcast sur les meilleures pratiques pour tirer profit au maximum de vos données.

M.F